Freitag, Anreisezeit.
Ein Gast steht an der Rezeption und sagt, er habe bereits bezahlt. Die Buchung findest du sofort. Die Zahlung liegt in einem anderen System. Welcher Stellplatz zugeteilt wurde, steht im Belegungsplan auf dem Rechner nebenan.
Alle Informationen sind da. Nur leider nicht dort, wo du sie gerade brauchst.
Genau dieses Problem soll ein PMS lösen. Die Abkürzung steht für Property Management System. Im Campingbereich ist damit eine Software gemeint, mit der ein Betrieb Stellplätze, Buchungen, Gäste und die Arbeit rund um einen Aufenthalt verwaltet. Manche Anbieter nennen das Camping Software, Campingplatzverwaltung oder Camping-PMS.
Der Name ist weniger wichtig als die Frage: Kann dein Team einen Vorgang von der Anfrage bis zur Abreise nachvollziehen, ohne Informationen mehrfach zu suchen oder einzutragen?
Was macht ein PMS konkret?
Nehmen wir einen ganz gewöhnlichen Vorgang als Beispiel. Er beschreibt einen möglichen Ablauf, keine Messung auf einem bestimmten Campingplatz:
Ein Gast bucht zwei Nächte. Der Zeitraum wird im Belegungsplan vorgemerkt. Das Team sieht, welcher Platz belegt ist und welche Anreisen bevorstehen. Später ändert der Gast das Anreisedatum. Der neue Zeitraum muss nun auch in der Verfügbarkeit stimmen. Bei der Ankunft prüft die Rezeption die Buchung und den Zahlungsstand. Nach dem Aufenthalt werden gebuchte Leistungen abgerechnet.
In einem PMS können diese Schritte zur selben Buchung gehören. Welche davon automatisch ablaufen, hängt von der eingesetzten Software, ihren gebuchten Funktionen und den eingerichteten Schnittstellen ab. Ein PMS macht aus einem unklaren Ablauf nicht von selbst einen guten Ablauf.
Der Belegungsplan ist dabei oft die sichtbarste Funktion: Welcher Stellplatz ist wann frei? Für den Betrieb zählen ebenso die Fragen dahinter: Wer hat gebucht? Was wurde geändert? Was ist bezahlt? Was muss das Team bei der Anreise wissen?
PMS, Buchungssystem, Channel Manager: Wo ist der Unterschied?
Die Begriffe werden oft zusammen verwendet, meinen aber unterschiedliche Aufgaben.
- PMS: Buchungen: Belegung, Gästedaten und betriebliche Vorgänge verwalten
- Online-Buchung: Gästen freie Angebote zeigen und Buchungen über eine Website ermöglichen
- Channel Manager: Verfügbarkeiten und Buchungen mit angebundenen externen Vertriebskanälen abgleichen
- Zahlungsanbieter: Zahlungen technisch abwickeln
Ein Anbieter kann mehrere dieser Aufgaben in einem Produkt verbinden. Bei einem anderen brauchst du zusätzliche Module oder Schnittstellen. Prüfe deshalb nicht nur, ob „Online-Buchung“ auf einer Funktionsliste steht. Frage, wo eine neue Buchung anschließend landet und wer bei einer Änderung die Verfügbarkeit aktualisiert.
Wenn du hauptsächlich wissen willst, wie freie Plätze auf deiner Website buchbar werden, hilft dir unser eigener Beitrag zur Online-Buchung auf dem Campingplatz weiter.
Braucht jeder Campingplatz ein PMS?
Nein. Wer wenige Stellplätze hat, nur selten Buchungen annimmt und mit einer verlässlichen Übersicht gut arbeitet, muss keinen großen Systemwechsel auslösen. Schon eine sauber gepflegte Liste mit klaren Zuständigkeiten kann besser sein als Software, die niemand konsequent nutzt.
Ein PMS wird interessanter, wenn mehrere Menschen Buchungen bearbeiten, Gäste über verschiedene Wege anfragen oder Informationen wiederholt zwischen Kalender, Postfach, Buchungsportal und Zahlungssystem übertragen werden. Auch unterschiedliche Stellplatzarten, Mietunterkünfte, Anzahlungen oder Zusatzleistungen erhöhen den Abstimmungsbedarf.
Ein einfacher Test: Schreib eine Woche lang auf, welche Information dein Team zweimal eingibt oder bei einem Kollegen erfragen muss. Wenn sich dieselben Wege ständig wiederholen, hast du einen konkreten Grund, über Camping Software nachzudenken. Wenn nicht, kennst du immerhin deinen Betrieb etwas besser.
Für kleine Anbieter haben wir außerdem beschrieben, welche Reservierungsverwaltung wirklich nötig sein kann.
Was kostet ein PMS außer der Monatsgebühr?
Für einen fairen Vergleich reicht der Preis auf der Startseite nicht. Kläre auch:
- Was kosten Einrichtung und Übernahme vorhandener Buchungen?
- Welche Funktionen sind im gewählten Paket enthalten?
- Fallen Gebühren für Online-Zahlungen oder Buchungen über externe Portale an?
- Brauchst du zusätzliche Hardware oder Schnittstellen?
- Welche Unterstützung erhält dein Team bei Einführung und Problemen?
- Wie kommst du wieder an deine Daten, falls du später wechselst?
Der größte Aufwand liegt häufig bei den eigenen Daten und Entscheidungen: Stellplätze benennen, Preisregeln prüfen, offene Zahlungen abgleichen und dem Team die neuen Abläufe zeigen. Wer bereits eine Software nutzt, findet dafür eine ausführliche Vorbereitung in unserem Beitrag zum PMS-Wechsel im laufenden Betrieb.
So prüfst du eine Camping Software in einer Vorführung
Lass dir nicht nur die Startansicht zeigen. Bitte darum, mit Testdaten einen typischen Arbeitstag durchzuspielen:
1. Lege eine telefonische Buchung an und prüfe die Belegung.
2. Verschiebe die Anreise. Wo ändert sich die Verfügbarkeit?
3. Erfasse eine Anzahlung. Sieht die Rezeption den offenen Betrag?
4. Ergänze eine Leistung und prüfe, wie sie abgerechnet wird.
5. Suche dieselbe Buchung auf dem Gerät, das dein Team draußen oder an der Rezeption nutzt.
6. Frage, was bei einem Internetausfall geschieht und wie du Unterstützung erreichst.
Notiere bei jedem Schritt, was automatisch geschieht und was jemand von Hand erledigen muss. Am besten lässt du eine Person aus deinem Team mitklicken, die später täglich mit dem System arbeiten würde.
Unsere Produktperspektive: JUHUU PMS verbindet laut aktueller Produktbeschreibung unter anderem Belegungsplan, Online-Buchung, Zahlungen und Rechnungen; weitere Funktionen betreffen beispielsweise Schranken und Strom. Welche Bausteine für deinen Betrieb passen, solltest du anhand deiner eigenen Vorgänge und des konkreten Tarifs prüfen. Einen Überblick bietet unsere Seite zur Campingplatz-Software.
Ein PMS ist dann hilfreich, wenn am nächsten vollen Anreisetag weniger gesucht, nachgefragt und doppelt eingetragen wird. Schreib dafür heute drei Vorgänge auf, die dein Team ausbremsen. Mit diesen drei Fällen kannst du jede Software wesentlich besser beurteilen als mit einer langen Liste von Häkchen.