Die Zeit deines Teams gehört deinen Gästen – nicht der Verwaltung

Die Rezeption war lange der Mittelpunkt des Campingplatzes

Früher war die Rezeption das Herz des Platzes. Heute darf das Herz ruhig woanders schlagen: Beim Gast. Oder einfach dort wo gerade wirklich jemand gebraucht wird. Denn ganz ehrlich. Warum sollte ein Mensch acht Stunden hinter einem Tresen sitzen, nur damit Geld verbucht, Plätze zugeteilt, Schranken geöffnet und immer wieder dieselben Fragen beantwortet werden? Das können Systeme inzwischen ziemlich gut selbst. Und genau darum geht es. Nicht um weniger Gastfreundschaft. Sondern um weniger Verwaltung.

Der Urlaub beginnt nicht mit einer Überweisung

Ein Gast bucht einen Campingplatz. Dann kommt die E Mail. Bitte überweisen Sie 30 Prozent Anzahlung. Der Gast öffnet seine Banking App, kopiert die IBAN, trägt den Betrag ein, schreibt den Verwendungszweck dazu. Ein paar Tage später landet das Geld auf dem Konto. Dann muss jemand prüfen. Ist die Zahlung da. Zu welcher Buchung gehört sie. Stimmt der Betrag. Ist nur die Anzahlung bezahlt? Wann wird der Rest fällig? Und kurz vor der Anreise beginnt das Ganze vielleicht noch einmal.

Dabei kennen Gäste längst eine andere Welt

Wer einen Flug bucht, sucht seinen Flug aus, gibt seine Zahlungsdaten ein und bezahlt. Kein Mensch käme auf die Idee bei einer Fluggesellschaft anzurufen und zu fragen: Ist meine Überweisung eigentlich angekommen?

Warum sollte Camping kompliziert sein? Die Zahlung landet direkt bei der Reservierung im PMS

• Kein Kontoauszug
• Kein Zuordnen
• Kein Hinterhertelefonieren
• Kein Rätselraten bei Verwendungszwecken

Und vor allem. Keine Zeit zwischen Buchung und sicherer Zahlung.

Die Reservierung ist die Schaltzentrale

Früher gab es das PMS. Und Outlook. Das Telefon und den Kontoauszug. Und die Schrankensteuerung. Und irgendwo noch eine Liste für die Brötchen, die Bootsmiete und eine Kasse für die Shopartikel.

Heute gehört alles zur Reservierung

• Buchung
• Platz
• Zahlung
• E-Mail Verkehr
• Reisedaten
• Gastdaten
• Brötchenbestellung
• Bootsmiete
• Sauna
• Imbiss / Restaurant
• Tagesabschluss

Wenn der Gast schreibt, muss niemand mehr in Outlook suchen. Die Kommunikation steckt dort wo sie hingehört: bei der Reservierung im PMS in der Hosentasche.

Ein modernes PMS braucht keinen großen Rechner hinter einem großen Tresen

Es kommt auf dem Smartphone, auf dem Tablet, auf dem Laptop. Und wenn bezahlt werden soll, wird das Handy gleich zum Werkzeug dafür. Mit Lösungen wie Mollie Tap kann das Smartphone zum Zahlgerät werden. Der Gast möchte spontan in seiner Gästemappe verlängern? Tippen, bezahlen, fertig. Brötchen bestellen? Tippen, bezahlen, fertig. Bootsmiete? Ti... kein Weg zurück zur Rezeption. Der Campingplatz bewegt sich. Also darf sich die Technik ruhig mitbewegen.

Und dann kommt der Gast einfach an

• Buchung vorhanden
• Zahlung vorhanden
• Platz bekannt
• Kennzeichen oder Zugangsdaten bekannt
• Die Schranke öffnet sich

Kein Mensch, der nur deshalb von 8 bis 18 Uhr an einem bestimmten Ort sitzen muss.

Self Check in bedeutet nicht weniger Gastgeber

Das ist vielleicht der wichtigste Punkt. Digitalisierung soll Menschen nicht verschwinden lassen. Sie soll Arbeit verschwinden lassen, die niemand vermisst. Zahlungen kontrollieren. Überweisungen zuordnen. Standard E-Mails schreiben, Plätze verteilen, Anreiselisten abhaken, Schranken öffnen und immer wieder dieselben Fragen beantworten.

Wenn Online Zahlung, Self Check-in, PMS, Schranke, Kommunikation und KI sauber zusammenspielen, kann ein großer Teil dieser klassischen Rezeptionsarbeit automatisiert werden. Je nach Platz Konzept und Prozessen können das vielleicht 70 Prozent sein. Auf stark digitalisierten Plätzen kann die klassische Rezeption als dauerhafter Check in Schalter sogar nahezu vollständig überflüssig werden.

Und dann stellt sich eine ziemlich spannende Frage. Brauchen wir eigentlich noch eine Rezeption?

Weniger Rezeption kann mehr Gastgeber bedeuten

Das klingt zunächst wie ein Widerspruch. Ist aber vielleicht genau die Zukunft. Denn jede Stunde die nicht mit Überweisungen, Outlook, Platzzuweisungen und Check-in Formularen verbracht wird kann woanders stattfinden. Auf dem Platz. Bei den Gästen. Bei der Qualität, bei neuen Ideen, oder ganz verrückt, auch mal im Feierabend.

Die beste Digitalisierung auf einem Campingplatz fühlt sich deshalb gar nicht besonders digital an. Der Gast bucht seinen Wunschplatz. Er bezahlt sofort und der Urlaub beginnt.

Ohne Schalter. Ohne Warteschlange. Ohne: Einen Moment bitte ich muss kurz nachschauen.