Freitagabend. Die Familie steht vor der Schranke, der Stellplatz ist gebucht, die Rezeption geschlossen. Jetzt entscheidet sich, wie gut die Anreise vorbereitet ist. Der Hund hätte jedenfalls gern einen Plan.
Beim Self-Check-in kommen Gäste selbstständig auf ihren Platz. Dafür müssen Buchung, Gästedaten, Zahlung, Zugang und Anreiseinformationen zusammenpassen. Ist das vorbereitet, kann der Urlaub auch außerhalb der Rezeptionszeiten beginnen.
Der Check-in beginnt vor der Schranke
Beim Online-Check-in erledigen Gäste Angaben und gegebenenfalls die Zahlung vorab. Zur selbstständigen Anreise gehört außerdem, dass sie vor Ort zurechtkommen: durch die Zufahrt, zum richtigen Stellplatz und an die Informationen für ihren Aufenthalt.
Ein Buchungssystem für Campingplätze liefert die Grundlage dafür. Es hält fest, wer kommt, wann der Aufenthalt beginnt und welcher Platz vorgesehen ist. Diese Angaben müssen anschließend für Zahlung, Zugang und Gästekommunikation verfügbar sein.
So wird aus einer Reservierung eine entspannte Anreise
Gäste reservieren über eure Website. Aufenthalt und Gästedaten landen in der Buchungsverwaltung. Vor der Anreise ist geklärt, welche Fläche sie nutzen und ab wann sie ankommen dürfen.
Wer online bezahlt, muss bei der Ankunft nichts mehr an der Kasse erledigen. Im JUHUU PMS ist der Zahlungsstand an der Buchung sichtbar. Bietet ihr andere Zahlungswege an, braucht der Gast eine eindeutige Information darüber. Die Möglichkeiten erklären wir im Beitrag zu Online-Zahlungen mit Stripe und Mollie.
Der Weg ist bekannt. Die richtige Zufahrt, Stellplatznummer, Zugangsdaten und erlaubte Anreisezeiten kommen rechtzeitig zum Gast. Eine Wegbeschreibung hilft besonders dann, wenn der Platz mehrere Eingänge hat. „Einfach rechts rein“ ist im Dunkeln erstaunlich dehnbar.
Bei einer angebundenen Schranke können berechtigte Gäste per Kennzeichenerkennung oder Zugangscode einfahren. Die Schrankensteuerung nutzt dafür die bereitgestellten Berechtigungen. Zufahrtsrecht und Check-in-Status werden dabei getrennt verwaltet; ein automatisch gesetzter Status allein bestätigt keine tatsächliche Ankunft.
Die digitale Gästemappe reist mit
Die Anreisemail ist gelesen. Drei Tage später sucht der Gast die Stellplatznummer zwischen Buchungsbestätigung, Wetterwarnung und Familienchat.
Unsere digitale Gästemappe hält die wichtigen Dinge zusammen: Anreiseinformationen, Buchungsdaten, Zugangshinweise, gekaufte Artikel und Angebote des Campingplatzes. Auch kann dort das persönliche Punktekonto sichtbar sein.
Der Gast kann den Aufenthalt selbst verlängern, sofern der gewünschte Zeitraum verfügbar ist und ihr diese Möglichkeit anbietet. Dazu kommen Platzinformationen, Services und buchbare Erlebnisse. So begleitet die Gästemappe den gesamten Urlaub: vom Finden der Einfahrt über die Brötchenbestellung bis zur nächsten freien Nacht.
Für euch bleibt die Gästeverwaltung mit dem Aufenthalt verbunden. Für den Gast wird der Platz auch digital erlebbar – mit Angeboten, die er entdecken und selbst nutzen kann.
Braucht es dafür ein Check-in-Terminal?
Bei vorbereiteten Buchungen können Smartphone, Anreiseinformationen und eine passende Zugangslösung ausreichen. Ein Terminal kann sinnvoll sein, wenn Gäste spontan vor Ort buchen, Angaben ergänzen oder bezahlen sollen. Alternativ genügt ein QR Code und zugängliches Wlan vor Ort.
Die Entscheidung hängt von eurem Platz ab: Wie viele Gäste reisen ohne Reservierung an? Gibt es zuverlässigen Mobilfunkempfang? Und welche Unterstützung bietet ihr Menschen, die den digitalen Weg nicht nutzen können?
Zu den Kosten zählen deshalb neben der Camping-Software auch Einrichtung und gegebenenfalls Hardware, Montage und Wartung. Erst den Ablauf planen, dann das Gerät kaufen. E
Self-Check-in braucht einen Plan B
Ein Kennzeichen ist falsch eingegeben. Das Handy ist leer. Das Internet fällt aus. Solche Fälle gehören in die Vorbereitung. Legt fest, wer erreichbar ist, wie berechtigte Gäste alternativ Zugang bekommen und welche Informationen auch ohne Smartphone verfügbar sind. Ob bereits freigeschaltete Kennzeichen oder Codes bei einem Internetausfall weiter funktionieren, hängt von der lokalen Technik ab.
Auch Ruhezeiten gelten weiterhin. Kommuniziert klar, bis wann Gäste einfahren dürfen und wo sie gegebenenfalls warten können. Die Nachbarn haben ihren Check-in schließlich schon hinter sich.
Die Verwaltung darf mit auf den Platz
JUHUU läuft in der Cloud. Euer Team kann Buchungen und Gästedaten am Rechner, auf dem Tablet oder unterwegs am Smartphone aufrufen. Damit ist die EDV auch dort erreichbar, wo gerade eine Frage auftaucht.
Wie viel Arbeit ihr dadurch spart, zeigt sich am eigenen Betrieb. Erfasst zunächst den Aufwand für Zahlungsprüfung, Dateneingabe, Zugangsausgabe und wiederkehrende Anreisefragen. Startet dann beispielsweise mit vorab gebuchten Spätanreisen und vergleicht die Rückfragen.
Lasst vorher jemanden aus dem Team die gesamte Anreise aus Gästesicht durchspielen. Dabei fallen fehlende Hinweise meist schneller auf als beim Lesen der eigenen Bestätigungsmail.
Zeit für die Fragen, die persönlich bleiben
Wo gibt es den besten Sonnenuntergang? Welcher Ausflug lohnt sich mit Kindern? Und wer hilft, wenn wirklich etwas schiefgeht?
Für solche Gespräche bleibt mehr Raum, wenn die üblichen Anreiseschritte vorbereitet sind. Self-Check-in entlastet den Empfang, die digitale Gästemappe begleitet den Aufenthalt und euer Team bleibt ansprechbar.
Ihr möchtet selbstständige Anreisen auf eurem Campingplatz ermöglichen? Schauen wir uns gemeinsam euren Ablauf an.